İntranet – Portal Nedir? Olması gerekenler

2

İçerik

Intranet, bir kuruluşun yada bir şirketin bilgi veya ağ işletim sisteminin herhangi bir bölümünü paylaşmak için organizasyon içinde güvenli olarak Internet Protokolü teknolojisini kullanan özel bir bilgisayar olsa da, günümüzde bu tanımın çok dışına çıkmıştır. Artık çalışanların, kurumlarıyla ilgili her türlü bilgiye her yerden ulaşmak daha kolay hale gelmiştir. Aslında kısaca Intranet, kurumların kendi iç yapılarında oluşturulan web sitesinden farklı bir yapı değildir. Bu siteler Portal olarak adlandırılmaktadırlar.

Personel ile üst yönetim arasında köprü vazifesi kurulmasını sağlayan, kurum ilgili bilgilerin verildiği, pratik araçların yer aldığı sistemler haline gelmiştir. Bir çok firma artık sadece iş yerinde kullanılmasını değil, çalışanların her an her yerden erişime açık olmasını tercih etmeye başlamışlardır.

En çok kullanılan hazır Intranet-Portal sistemlerinin başında Microsoft’un SharePoint ürünü gelmektedir. Peki SharePoint bir kuruma ait her türlü kolaylığı sağlıyor mu? İçerisinde bulunan modüller(doküman yönetimi, haberler, anketler, fotoğraflar, görevler, ortak not defterleri, formlar, wiki sayfaları, duyurular, bağlantılar, tartışma panoları, proje yönetimi, sorun izleme, raporlama, detaylı arama, veri bağlantıları vb. ) sayesinden kısmen bazı kolaylıklar sağlasa da tam olarak her şeyin yönetildiği bir sistem size vermiyor. Bunu gerçekleştirmek için ekstra modüller yazmak, uygulamalar geliştirmek, entegrasyonlar yapmak gerekmektedir.

İntranet Oluştururken Dikkat Edilmesi Gerekenler

İntranet oluşturma aşamasında öncelikle kuruma ait önceliklerin analiz edilmesi gerekmektedir. Hangi bilgilere yer verileceği, hangi entegrasyonların sağlanacağı, hangi bölümlerin yetkilendirileceği, hangi belgelerin yayınlanacağı büyük önem taşımaktadır.

 

Kullanım Alanları

Intranet’in bir çok kullanım alanı olsa da en sık kullanılan alanları belge dağıtımı, insan kaynakları, eğitim ve oryantasyon, çalışma grupları, ortak iş programlarının kullanılması, üretim, yeni belgeleme sistemlerinin oluşturulması, tedarikçiler ile ilişkiler, proje yönetimi, servis ve destek gelmektedir

Günümüzde birçok firma bu etkili bilgi sunum ve dağıtım altyapısını(Intranet) benimsemiştir ve kullanmaktadır. Birçok firma da kendi kurumsal intranetlerini oluşturmaktadırlar.

İntranetlerin başarısı; kurumdaki satış ve pazarlama, insan kaynakları, mühendislik, finans, muhasebe, Call Center gibi birimlerin desteğine bağlıdır. Destek verilmediği taktirde, uygulamanın kısa soluklu olacağı aşikardır.

Kurumlarda stratejik bilgi yönetimini en iyi biçimde gerçekleştirmenin yolu şu beş adımda sağlanabilir:

1. adım: Gereksinimleri belirlemek

2. adım: Araçları seçmek

3. adım: Deneme çalışması yapmak

4. adım: Uygulamaya geçmek

5. adım: Yapılanları izlemek.

Bu adımları gerçekleştirmedeki en başarılı ve yetenekli araçlardan biri intranettir.

 

Intranette neler olmalı ?

Kaba hatları ile intranet-portal sayfasında olması gerekenleri aşağıdaki şekilde oluşturdum. Sektörlere göre farklı modüller geliştirilebilir veya uygun olmayan modüller kaldırılabilir.

  • Duyurular, kurumdan haberler, basın haberleri, günün sözü,
  • Yeni işe girenler, işten ayrılanlar, doğum günü olanlar, evlenenler, çocuğu olanlar, kutlama mesajları, ayın personeli,
  • Personel listesi, bordro talebi, bireysel öneri formu, personel iletişim bilgileri, personel ,arası mesajlaşma, eğitim talepleri, alınan eğitimler, eğitim kataloğu, e-learning, eğitim takvimi,
  • Kurumsal hakkımızda, vizyon, misyon, bayiler veya şubelerle ilgili detaylı bilgileri, organizasyon şeması, yönetime mesaj,
  • Doküman yönetimi, doküman ekleme, revizyon, bildirim,
  • İnternet üzerinde gelen iş başvuruları, iletişim formları,
  • Çağrı merkezi scriptleri, arama kayıtları, sıkça sorulan sorular, önemli telefonlar,
  • Hava durumu, trafik durumu, personel anketi, yararlı linkler, döviz kurları, yemek listesi,
  • Toplantı odası rezervasyon, şirket araç talebi, masraf bildirim formu, avans talebi, personel talebi, teknik destek talebi,
  • Görevlendirme, görev atama, açılan destek kayıtları,
  • Etkinlikler, etkinlik takip,
  • Prosedürler, formlar, yönetmelikler,

 

Örnek Intranet sayfaları

Son olarak, Universal Hastaneler Grubu için yapmış olduğum örnek intranet uygulamasına ait ekran görüntüsünü aşağıda paylaşıyorum.

UHG Intranet Portal İntranet - Portal Nedir? Olması gerekenler
UHG Intranet Portal

2 YORUMLAR

  1. Yazınız gayet açık ve net olmuş.Bende yeni bir bilgi işlemci olarak şirketimize intranet kurmaya çalışıyorum.Hiç bilgim yok hala araştırıyorum.Sizin gibi üstadlarımız sayesinde inşallah öğreneceğiz.Bu yazınızı paylaştığınız için çok teşekkür ederim.

CEVAP VER

Please enter your comment!
Please enter your name here